Há um mês, a nossa equipe de atendimento da InHands se reuniu para uma reflexão sobre como poderíamos aprimorar nossos encontros com clientes e colaboradores. Resultado?
Chegamos a algumas observações e o resultado das pequenas transformações deram mais certo do que prevíamos. Vamos resumir para vocês!
Antes de agendar qualquer reunião, nos questionamos: "Este assunto precisa de um encontro ou pode ser resolvido por e-mail ou telefonema?". Essa simples pergunta reduziu drasticamente o número de reuniões, aumentando nossa eficiência.
De acordo com um estudo da Harvard Business Review, as reuniões são a principal fonte de perda de produtividade nas empresas. O mesmo estudo descobriu que as reuniões mal planejadas podem desperdiçar até 70% do tempo dos participantes.
Percebemos que muitas reuniões começavam errado. Agora, cada convite de reunião especifica o assunto, dando aos participantes a oportunidade de se prepararem adequadamente. Saber do que se trata a conversa previamente faz toda a diferença.
Uma reunião não é uma pausa para café e bate-papo. Tornamos nossos encontros mais diretos e centrados em temas específicos. Antes de entrar na sala, o líder da reunião deve ter uma pauta definida. Tempo é precioso, e nossas reuniões agora refletem essa filosofia.
Outro estudo, da Universidade de Stanford, descobriu que as reuniões com uma pauta clara são 30% mais eficientes do que as reuniões sem uma pauta.
Enviamos a ata aos participantes em até 24 horas após o encontro. Rever os principais pontos rapidamente no final da reunião permite uma elaboração eficiente. A ata contém discussões, ações futuras e responsáveis, sendo um guia essencial para todos os envolvidos.
Um estudo da Universidade de Queensland descobriu que as reuniões com uma ata enviada aos participantes são 20% mais eficazes do que as reuniões sem uma ata.
Essas mudanças não apenas otimizaram nossa produtividade, mas também aprofundaram o engajamento e a eficácia em nossos encontros. Que tal experimentar essas práticas em seu escritório ou empresa?