Como não ter sua marca arquivada pelo INPI

1. não cumprir as exigencias do INPI dentro dos prazos estabelecidos
2. não pagar as taxas
3. não interpor recurso contra o indeferimento do pedido de registro
4. não realizar a busca de disponibilidade da marca corretamente, dando entrada em um pedido onde já existe marca colidente registrada.

Existe um jeito particularmente frustrante de “perder” um pedido de marca: não é quando o INPI analisa e decide contra você. É quando o processo simplesmente para de existir na prática, porque faltou uma ação no tempo certo. Uma taxa não paga, uma exigência ignorada, um prazo que passou enquanto você estava no modo “apagar incêndio” do negócio, e pronto: o pedido é encerrado.

Nosso objetibo é mostrar, com clareza, o que costuma levar ao arquivamento, o que leva ao indeferimento, como identificar os riscos cedo e como criar um método simples para não deixar prazos escaparem.

O que significa ter um pedido “arquivado” no INPI

No contexto do INPI, “arquivamento” costuma estar ligado a um ponto-chave: o processo é encerrado por falta de providência do titular dentro do prazo. Em geral, não é o INPI dizendo “não”; é o INPI dizendo “não posso continuar porque você não fez o que precisava”.

Isso é diferente de indeferimento, que é uma decisão de mérito: o INPI analisou e entendeu que o pedido não deve ser concedido (por exemplo, por colidência com marca anterior, por proibições legais, por falta de distintividade etc.). Aqui, muitas vezes existe a possibilidade de recurso, mas o recurso também tem prazo, e perder esse prazo pode “matar” o caso na prática.

Existe ainda uma situação ainda mais ingrata: o pedido pode ser tratado como “inexistente” quando há falhas formais iniciais que não são corrigidas dentro de um prazo muito curto e costuma acontecer com quem não acompanha o processo desde o início.

A mensagem mais importante é esta: no INPI, processos raramente dão errado por um único grande desastre. Eles dão errado por pequenas omissões.

Por que tanta gente perde prazo sem perceber

O INPI funciona por publicações oficiais. Na prática, isso significa que o marco de quase tudo é a RPI (Revista da Propriedade Industrial). É dali que os prazos começam a contar.

Se você quer blindar o processo, é fundamental acompanhar o processo semanalmente. Você também pode contar com uma assessoria como a InHands, que monitora todo movimento do processo, seja em andamento ou a marca já registrada.

Taxas: o erro mais comum não é “não pagar”, é pagar no momento errado

Quando alguém diz “meu pedido foi arquivado porque não paguei a taxa”, isso pode significar coisas bem diferentes. O processo de marca tem pontos em que pagamentos são determinantes e pontos em que pagamentos são complementares. O problema é que, no dia a dia, muita gente só pensa em taxa no começo e esquece que o processo tem “gatilhos de pagamento” depois.

Um dos momentos mais críticos é quando o pedido é protocolizado. A taxa precisa já estar paga no momento em que o protocolo é realizado, senão, não passará no exame formal e daí ocorre a temida “decisão de considerar pedido inexistente por falta de pagamento” e você precisa começar tudo de novo.

Também é comum o INPI fazer exigências relacionadas a pagamento: valor recolhido incorreto, código errado, necessidade de comprovação, complementação, vínculo do recolhimento a uma petição específica. Às vezes não é falta de pagamento; é falta de regularização do pagamento. O efeito, no entanto, pode ser o mesmo: o processo para.

A forma prática de resolver isso é simples: sempre que houver pagamento, trate o comprovante como documento do processo.

Exigências do INPI: o arquivamento mora no “depois eu vejo”

Exigência é o INPI dizendo: “para eu seguir com a análise, você precisa corrigir, esclarecer ou ajustar algo”. Exigência não é raro e não é necessariamente sinal de que seu pedido está perdido. Em muitos casos, é apenas uma etapa de saneamento.

O problema é que existem exigências com prazos diferentes e quem não conhece isso tende a errar a urgência.

Há exigências formais que aparecem cedo, ainda na fase inicial. Elas podem ter prazo curtíssimo. Quando isso acontece, o processo não te dá semanas para “organizar a resposta”; ele exige ação rápida. E se a resposta não vem, o pedido pode ser encerrado de forma precoce.

Mais adiante, existem exigências no exame de mérito, normalmente com prazos mais amplos. Só que “prazo amplo” engana: 60 dias passam rápido quando você precisa decidir estratégia, levantar documentos, redigir tecnicamente, protocolar corretamente e ainda cuidar da rotina da empresa.

Exigência é um ótimo exemplo de como o INPI exige disciplina. O pedido não é “um formulário” que você preenche e esquece; é um procedimento com etapas e reações.

Indeferimento: não recorrer no prazo encerra o jogo

Nem todo problema vira arquivamento. Muitos viram indeferimento. E aqui, o risco mais comum é o empreendedor pensar que indeferimento é “fim automático”. Não é. Existe um espaço para ação, através do recurso contra o indeferimento.

Mas, atenção: Se você recebe a notícia do indeferimento tarde porque ninguém estava acompanhando a RPI, a chance de perder o prazo aumenta. O prazo para apresentação do recurso é de até 60 dias após a publicação do indeferimento.

Há um detalhe muito estratégico: recurso não é “texto bonito”; é argumento técnico. E nem todo indeferimento vale o mesmo esforço. Às vezes, há margem real de reversão; às vezes, o melhor caminho é reestruturar o pedido, ajustar o sinal distintivo, mudar especificação, avaliar convivência ou repensar o nome da marca.

Por isso, a decisão ideal não é “recorrer sempre” nem “nunca recorrer”. A decisão ideal é: entender o motivo do indeferimento e escolher a melhor estratégia dentro do prazo.

Busca mal feita: o indeferimento começa antes do protocolo

Aqui mora um erro clássico. Dar entrada no pedido de registro sem realizar uma pesquisa de anteriodade para observar se já existem marcas “colidentes” registradas.

Uma busca bem feita não procura apenas a grafia exata. Ela tenta encontrar o que o examinador pode entender como semelhante. Isso inclui variações fonéticas, variações visuais, radicais, grafias criativas, abreviações e termos equivalentes. Também envolve olhar o conjunto: não basta “não ter igual”; é preciso entender se existe um bloco de marcas próximas naquela classe e naquele segmento, porque isso aumenta o risco de exigência, oposição e indeferimento.

Outro ponto que pode indeferir um pedido de registro é a classe e a especificação. Muita gente escolhe classe sem entender o sistema que o INPI utiliza e isso pode atrapalhar desde a análise até a efetividade do registro no futuro, além da possibilidade de gerar exigências ou dificultar a defesa caso venha oposição.

Se a sua marca é um ativo, a busca é o “raio-x” antes do investimento. Pular essa etapa ou fazê-la mal é como assinar um contrato sem ler: às vezes dá sorte, mas quando dá errado, dá caro.

O método mais simples para não perder prazos no INPI

A melhor forma de não ter sua marca arquivada é criar uma rotina de acompanhamento constante.

Uma verificação semanal costuma ser suficiente, desde que, ao identificar qualquer despacho, você transforme isso em ação com prazo.

Na prática, funciona assim: você consulta o andamento no processo e/ou a RPI, identifica o despacho publicado e registra imediatamente três informações. Qual foi o despacho, qual é o prazo e qual é a próxima ação (pagar, responder exigência, apresentar recurso, comprovar recolhimento, etc.).

E vale um cuidado: “vou olhar quando der” é a frase que precede grande parte dos arquivamentos. Porque o INPI não é um sistema que espera você ficar com tempo. Ele segue.

Como reagir quando você vê que o processo está em risco

Se você identificar exigência, a primeira ação é entender se é exigência formal inicial (geralmente com prazo curtíssimo) ou exigência no mérito. Essa distinção muda a urgência e a estratégia.

Se você identificar indeferimento, a pergunta não é “vou recorrer?” imediatamente. A pergunta é “qual foi o fundamento e qual é a melhor estratégia dentro do prazo?”. Em alguns casos, recurso é a melhor defesa. Em outros, uma reestruturação pode ser mais eficiente.

Se você perceber que o processo está caminhando para o indeferimento, é o tipo de situação em que vale reavaliar no momento da descoberta. Adiar só aumenta o custo de correção.

O INPI, na maioria das vezes, arquiva por procedimento: prazo perdido, pagamento não regularizado, exigência sem resposta. Não é fácil, mas é administrável.

Quando você cria uma rotina simples de acompanhamento e transforma cada publicação em tarefa com prazo, o registro deixa de ser um labirinto e vira um fluxo. E isso muda tudo: em vez de torcer para dar certo, você passa a conduzir o processo com controle.

Estamos aqui para cuidar de cada passo da sua marca

O custo de registrar uma marca é planejável. O custo de perder um processo quase nunca é. Porque vem junto com retrabalho, atraso, insegurança e, em alguns casos, ver alguém chegar antes e registrar o nome da sua marca.

Se você quer evitar esse tipo de situação, conte com uma equipe que faz isso todos os dias. A InHands atua com registro de marcas e acompanhamento completo de processos no INPI, com uma condução técnica pensada para um objetivo simples: sua marca não parar no meio do caminho.

Vamos olhar sua marca juntos?

Fale com a gente para iniciar seu registro (ou revisar o seu processo atual) com estratégia e acompanhamento profissional.